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L’agence événementielle « E&C Events » a organisé cette année la première édition de « Yes We Do », un salon du mariage local dans le Pays de Gex. Elodie, sa fondatrice, m’a confié la communication globale de l’événement, de l’identité visuelle à la communication « on site » le jour J. Un long projet, riche en expérience que je souhaite partager avec toi aujourd’hui. 

Créer L’identité visuelle de l’événement

Après avoir définit le nom de l’événement – « Yes We Do » -, il a fallut définir son identité visuelle. Je commence toujours en faisant le tour de ce qui se fait déjà. Premier constat : les salons du mariage traditionnels n’ont pas de réelle identité : pas de nom bien défini ni de couleurs associées. Ce sont les festivals de mariage, moins conventionnels, qui se différencient dans leurs identités. 

Le « Yes We Do » se positionne comme un salon à la croisée des deux : entre conventionnel et alternatif, mais surtout local et qualitatif. Une sélection d’exposants, des animations pour rythmer le week-end et un lieu prestigieux (le château de Voltaire, à Ferney-Voltaire). 

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Le choix des moyens de communication

Pour une première édition, il est difficile de savoir ce qui va fonctionner (ni même si l’événement sera un succès, on avance un peu en tâtonnant). Nous avons souhaité couvrir la majorité des moyens de communication

Affichage grand format (abri bus, panneaux publicitaires locaux), presse (communiqué et dossier de presse), banderoles, radio (partenariat avec Virgin Radio, Interview et spot publicitaire), flyers et affichage chez les commerçants et boites aux lettres (distribution par nos soins), communication sur Facebook et instagram, site internet (avec une billetterie en ligne) et newsletters. 

Dès le lendemain de l’événement, nous pouvions analyser ce qui a le mieux fonctionné. ( Spoiler : les réseaux sociaux !)

La création des supports prints et web

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À partir de l’identité visuelle définie au début du projet, nous avons choisi la photo clé de notre salon. J’ai pu décliné l’ensemble sur tous les supports choisis.

Avant de penser visuel, il a fallu penser contenu pertinent et qualitatif, en fonction du support. Un vrai travail de fond en communication, et pas seulement de l’exécution graphique. Pour cela, des séries de brainstorming avec l’agence autour du concept du salon, puis une mise au propre d’abord avec des mots, puis du visuel.

La relation avec les futurs exposants

Les futurs exposants sont aussi un excellent vecteur de communication. C’est pour ça que nous avons choisi de les chouchouter !

Si chaque exposant communique auprès de sa communauté de futurs mariés, il aura automatiquement accès à la communauté des autres exposants. 

Chaque exposant a reçu un lot de flyers, d’affiches et une quinzaine d’invitations à offrir à ses futurs mariés. 

Pour aller plus loin dans la démarche, nous avons imaginé un kit de communication numérique pour les aider à communiquer sur leurs réseaux sociaux et leurs sites web.

Publications facebook et instagram, photo de couverture et de profil à l’effigie du salon, bannières à utiliser sur leur site, jeu concours, nous avons essayé de penser à tout !

Et pour les plus novices, nous avons même conçu un petit guide PDF qui détaille la composition du kit et comment l’utiliser au mieux. Beaucoup ont joué le jeu, et d’après nos statistiques, la communication par les exposants est le deuxième vecteur après celle via les réseaux sociaux. 

Le jour J : la relation “on site”

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À ne pas oublier : la communication le jour J. Signalétique extérieure (parkings et parcours à pied pour se rendre au salon, signalétique intérieure (parcours de visite, ateliers, etc), tote bag visiteurs , bracelet et guide visiteurs, signalétique des stands.

Tout ces éléments permettent d’optimiser la visite des futurs mariés, et de permettre une visibilité égale à tous les exposants, peu importe leur emplacement. 

La communication peut être aussi renforcée par une équipe dédiée, qui orientera les visiteurs, récoltera leurs avis, et fera le lien avec les exposants. 

C’est aussi le moment d’être pro actif sur les réseaux sociaux de l’événement, avec des directs et des stories. On pense aussi à reposter les contenus des exposants et des visiteurs !

Et après

Ça y est, l’événement est terminé ! On pourrait penser que la mission en communication s’arrête ici, mais non ! Il est indispensable de réaliser très rapidement un communiqué de presse post-événement pour générer des articles dans la presse les jours suivants. Celui-ci peut être très simple (nombre d’exposants, de visiteurs, mini interview de l’organisateur/d’un exposant/d’un visiteur, une photo représentative de l’événement). 

On pensera également à mettre à jour le site web de l’événement, en ajoutant des photos de l’édition, les chiffres clés (exposants/visiteurs/animations) et en incitant les futurs mariés et potentiels exposants à laisser leur adresse email pour être tenus au courant de la prochaine édition. 

Enfin, les réseaux sociaux pourront continués d’être alimentés en utilisant des photos de l’événement et en repostant les publications des exposants.

Ce projet, résumé en quelques lignes, nous a tenu en haleine sur plus de 6 mois. Pour une première édition, tout était à imaginer. C’était un véritable challenge, qui a été récompensé par le succès des deux jours. Plus de 300 visiteurs, une vingtaine d’exposants ravis, un fichier client d’environ 120 couples. C’était aussi une première pour moi, de réaliser une communication globale de A à Z, de la conception de l’identité, des supports, à leur diffusion en passant par leur impression, en gérant aussi les réseaux sociaux et l’alimentation du site web. Une vision 360 de la communication, très enrichissante ! Vous avez besoin d’une chargée de communication pour vous accompagner sur la communication de votre événement ? Je propose des abonnements pour qu’on puisse construire ensemble la meilleure communication possible.